CÁC QUY ĐỊNH VỀ ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CHÍNH CÔNG TY/DOANH NGHIỆP

05/03/2021 130

Địa chỉ công ty là gì? Các quy định về địa chỉ trụ sở chính công ty mà chúng ta phải biết. Những nơi nào được đặt trụ sở chính công ty.

Địa chỉ công ty là gì

Căn cứ vào điều 42 Luật doanh nghiệp 2020:

Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Quy định và đặc điểm trụ sở chính công ty 

Pháp luật quy định địa chỉ trụ sở chính công ty phải chính xác, rõ ràng và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của doanh nghiệp. Trụ sở chính được coi là tài sản hợp pháp của doanh nghiệp. Khi thay đổi trụ sở, sẽ không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với quan hệ hợp đồng, dân sự và pháp luật doanh nghiệp.

Quyền sử dụng hợp pháp địa chỉ công ty 

– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty mua, tự xây dựng thì phải có giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà hoặc hợp đồng thuê đất của công ty hạ tầng, quyết định giao đất cho thuê đất của cơ quan nhà nước hoặc một trong các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu theo luật đất đai.

– Nhà, quyền sử dụng đất, nhà xưởng do công ty thuê thì phải có hợp đồng thuê và các tài liệu chứng minh quyền cho thuê hợp pháp của bên cho thuê: Đất thổ cư phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên cho thuê. Đất dự án, nhà xưởng phải thuộc quyền sở hữu hợp pháp của bên thuê và có chức năng cho thuê lại.

Cách đặt địa chỉ công ty 

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Nên lựa chọn trụ sở chính công ty ổn định lâu dài

Doanh nghiệp thành lập và hoạt động phải có trụ sở chính. Việc lựa chọn trụ sở chính cho doanh nghiệp là một trong những vấn đề các cá nhân, tổ chức cần lưu ý khi thành lập doanh nghiệp.

Hóa đơn giá trị gia tăng, hoá đơn bán hàng là vấn đề đặc biệt quan trọng trong quá trình thu hồi công nợ và triển khai kinh doanh. Thông tin địa chỉ trụ sở công ty được ghi nhận trên hóa đơn. Do đó nên lựa chọn trụ sở ổn định, lâu dài để tránh việc phải thay đổi hoặc điều chỉnh hóa đơn.

Địa chỉ rõ ràng và có đủ giấy tờ liên quan

Cơ quan nhà nước liên hệ với doanh nghiệp bằng đường công văn luôn gửi trực tiếp về địa chỉ trụ sở chính. Doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng để không bị thất lạc công văn gây ảnh hưởng đến việc liên lạc với cơ quan nhà nước.

Có nhiều địa chỉ có số nhà thực tế và địa chỉ ghi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất khác nhau. Trước khi thuê doanh nghiệp nên tìm hiểu và yêu cầu chủ nhà xin xác nhận tại Phường/xã về việc 2 địa chỉ trên là một tránh các vướng mắc phát sinh như: Hợp đồng thuê không được bên thuế chấp thuận, cơ quan nhà nước kiểm tra địa điểm thấy khác với địa chỉ ghi trong đăng ký kinh doanh,…Trong các trường hợp này doanh nghiệp rất dễ bị đóng mã số thuế doanh nghiệp.

Không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể

Căn cứ điều 3, điều 6 Luật nhà ở năm 2014; Công văn số 2544/BXD-QLN của Bộ xây dựng về việc quản lý sử dụng nhà chung cư ban hành ngày 19/11/2009 thì doanh nghiệp không được đặt địa chỉ tại chung cư, nhà tập thể.

Địa chỉ đáp ứng các điều kiện để kinh doanh

Nhiều ngành nghề kinh doanh phải có giấy phép trước khi kinh doanh. Những ngành nghề này gọi là ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Địa chỉ trụ sở chính liên quan trực tiếp tới điều kiện được cấp giấy phép. Ví dụ:

– Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm địa điểm phải đáp ứng các điều kiện về an toàn vệ sinh thực phẩm.

– Giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ yêu cầu địa điểm phải phù hợp với quy định về số học viên/m2 diện tích sử dụng. 

Lựa chọn địa chỉ trụ sở chính cũng quyết định cơ quan quản lý thuế trực tiếp doanh nghiệp

Địa chỉ trụ sở chính ở đâu thì cơ quan thuế của quận, huyện đó quản lý. Một số doanh nghiệp do Cục thuế của tỉnh thành phố quản lý. Việc kê khai và nộp thuế tuy hiện nay là kê khai và nộp thuế điện tử. Nhưng việc quản lý vẫn sẽ trực tiếp tại cơ quan quản lý thuế quản lý mà địa chỉ đóng trên địa bàn. Vì vậy khi đặt trụ sở chính cũng cân nhắc lưu ý về vấn đề này.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty

Trình tự thủ tục và hồ sơ tiến hành việc thay đổi địa chỉ công ty thực hiện theo ba bước sau đây:

Các bước thay đổi trụ sở chính

Khi thực hiện sẽ có những bước cơ bản như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

+ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).

+ Địa chỉ công ty mới cần chuyển tới.

Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Các bạn cần soạn đúng nội dung và biểu mẫu hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của cơ quan đăng ký kinh doanh sở tại. EMC sẽ hoàn thiện giúp Quý khách toàn bộ hồ sơ.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty

Bước 3: Ký hồ sơ, nộp hồ sơ và nhận kết quả thay đổi địa chỉ công ty

Sau khi ký và hoàn thiện hồ sơ, EMC sẽ tiến hành việc nộp hồ sơ và nhận kết quả hồ sơ, sau đó thông báo cho quý khách.

Ngoài các bước trên, nếu thực hiện thay đổi địa chỉ công ty khác quận, huyện hoặc khác tỉnh, thành phố, Chúng ta cần phải làm thủ tục chốt thuế. Thủ tục chốt thuế là việc thông báo lên cơ quan thuế về việc sẽ chuyển địa chỉ công ty. Cơ quan thuế sẽ rà soát hồ sơ thuế và thông báo về các nghĩa vụ thuế phải nộp. Doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế mới được chuyển trụ sở công ty.

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

1. Thông báo của người đại diện pháp luật về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp.

2. Biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty (đối với công ty TNHH Hai thành viên trở lên, Công ty Cổ Phần).

3. Quyết định của Chủ tịch HĐTV/HĐQT về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty.

4. Điều lệ công ty.