DẤU HIỆU NHẬN BIẾT HỒ SƠ KẾ TOÁN ĐẠT CHUẨN (PHẦN I)

Nhìn vào một hệ thống hồ sơ sổ sách kế toán với hàng chục báo cáo, hàng trăm loại chứng từ với chi chít các con số, chủ doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong công tác kiểm soát và quản lý, đặc biệt là với những người không am hiểu về nghiệp vụ kế toán. Đâu là dấu hiệu nhận biết một bộ hồ sơ sổ sách kế toán đạt chuẩn?

1. HÌNH THỨC CỦA SỔ SÁCH KHÔNG ĐẦY ĐỦ:

     Đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần kiểm tra xem “tính đầy đủ” của bộ hồ sơ. Một bộ hồ sơ kế toán đầy đủ sẽ bao gồm: bộ chứng từ gốc; hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán; hệ thống báo cáo như: báo cáo thuế, báo cáo tài chính, …

     a. Bộ chứng từ gốc: bao gồm bộ hóa đơn, chứng từ gốc (hóa đơn đầu vào đầu ra, chứng từ ngân hàng, chứng từ gốc khác dùng để hoạch toán); chứng từ hạch toán kế toán (bao gồm phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất) kèm đầy đủ chữ ký đi kèm.

     b. Hệ thống sổ sách: Thông thường, chứng từ sẽ được nhập vào phần mềm kế toán và in ra thành sổ. Hệ thống sổ sách bao gồm sổ cái tất cả các tài khoản, sổ nhật ký chung, ngoài ra còn có 1 số sổ chi tiết & sổ tổng hợp đi kèm, như:

         - sổ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng

         - sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu phải trả;

         - sổ chi tiết hàng tồn kho, bảng tổng hợp nhập xuất tồn trong kỳ;

         - sổ tài sản cố định, bảng tính phân bổ công cụ dụng cụ;

         - sổ chi tiết tài khoản chi phí sản xuất

         - sổ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

         …

     c. Hệ thống báo cáo gồm:

         - Tờ khai thuế GTGT (tùy hình thức kê khai quý hoặc tháng)

         - Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (tùy hình thức kê khai quý hoặc tháng)

         - Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (tùy hình thức kê khai quý hoặc tháng)

         - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (1 lần/năm)

         - Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (1 lần/năm)

         - Báo cáo tài chính (1 lần/năm) bao gồm bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính.

         - Ngoài ra, còn có một số báo cáo đặc thù theo lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh.

Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán và kế toán nội bộ cần đảm bảo tính đầy đủ của bộ hồ sơ kế toán

Một bộ hồ sơ kế toán do đội ngũ kế toán nội bộ hoặc do đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán thực hiện mà thiếu mất 1 trong 3 thành phần trên đều buộc phải làm lại từ đầu. Nếu chỉ có chứng từ, hồ sơ sổ sách mà KHÔNG lập báo cáo tài chính, thì doanh nghiệp không đáp ứng đúng Chế độ kế toán doanh nghiệp. Ngược lại, nếu chỉ có báo cáo tài chính mà không có sổ sách thì doanh nghiệp không thể chứng minh số liệu trong báo cáo tài chính là số liệu trung thực, chính xác và đầy đủ. Vì theo trình tự thông thường, chứng từ kế toán được ghi nhận từ chứng từ gốc (hóa đơn gốc), và được dùng để lập lên hệ thống sổ sách; sau đó, thông tin từ hệ thống sổ sách trở thành đầu vào của báo cáo tài chính.

2. NỘI DUNG GIỮA CÁC HỒ SƠ KHÔNG KHỚP NHAU:

   Sau khi đã tiến hành kiểm tra tính đầy đủ của chứng từ, hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần đảm bảo tính CHÍNH XÁC và TRÙNG KHỚP giữa các thành phần, cụ thể là đảm bảo không có sự sai khác về số liệu giữa các báo cáo tài chính với nhau (bảng Cân đối kế toán, Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo Lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh Báo cáo tài chính) và giữa báo cáo tài chính với các loại báo cáo khác (báo cáo thuế, báo cáo tổng hợp tồn kho, công nợ, tiền mặt, …); giữa hệ thống sổ sách với báo cáo tài chính, giữa số liệu của hệ thống sổ sách và số liệu trên hồ sơ khai thuế, ...;

   Nếu có sự sai lệch về số liệu của những hệ thống trên thì kế toán nội bộ hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán cần điều chỉnh hoặc làm lại bộ hồ sơ kế toán, nghĩa là cần phải lên lại hệ thống chứng từ, sổ sách mới theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán. Bởi tương tự như trên, sự sai khác số liệu giữa các thành phần là dấu diệu xác nhận báo cáo tài chính của doanh nghiệp được lập từ hệ thống dữ liệu không chính xác.

3. THÔNG TIN KẾ TOÁN CHỈ MANG TÍNH ĐỐI PHÓ?

   Mục đích sau cùng của công tác kế toán chính là cung cấp thông tin để nhà quản trị đưa ra những quyết sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát được rủi ro có thể dẫn đến thất thoát về tài chính hoặc không hoàn thành mục tiêu đề ra; Sản phẩm của dịch vụ kế toán là thông tin cung cấp cho người đọc dưới dạng chứng từ kế toán, sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị…, từ đó, các cơ quan chức năng nắm bắt được thông tin nhằm quản lý và điều tiết các doanh nghiệp; các nhà đầu tư, đối tác …, ra quyết định hợp tác hoặc đầu tư…

   Vì thế, một bộ hồ sơ kế toán đạt chuẩn là bộ hồ sơ mà sau khi đọc thông tin, chủ doanh nghiệp sẽ đánh giá đúng tình hình kinh doanh của doanh nghiệp mình, để từ đó đưa ra được cách thức cải thiện công tác vận hành doanh nghiệp. Ví dụ: hồ sơ, sổ sách kế toán phải chỉ ra cho chủ doanh nghiệp thấy đâu là chi phí cần cắt giảm; đâu là sản phẩm cần phải tập trung để tăng doanh thu hay loại bỏ; vấn đề về tiền mặt, tồn kho, công nợ, cơ cấu vốn…, là gì; số thuế phải nộp cơ quan nhà nước như vậy là hợp pháp, hợp lý, hợp lệ hay chưa? … Đây là lưu ý quan trọng chủ doanh nghiệp có thể "bỏ túi" khi quyết định "tái cấu trúc" bộ phận kế toán nội bộ hoặc lựa chọn đơn vị hành nghề dịch vụ kế toán.

Sản phẩm của một dịch vụ kế toán kế toán tốt không chỉ dừng lại ở việc "đối phó" với cơ quan thuế

   Nếu bộ hồ sơ kế toán chỉ giúp doanh nghiệp “đối phó” với cơ quan thuế, tức bộ hồ sơ ấy mới chỉ dừng lại ở việc đảm bảo cho doanh nghiệp không bị phạt bởi các quy định của pháp luật về thuế mà chưa giải quyết được các mục tiêu trên thì hồ sơ kế toán đó vẫn chưa phải là bộ hồ sơ kế toán đạt chuẩn.

   Trên đây là vài bước đơn giản giúp chủ doanh nghiệp phân biệt đâu là bộ hồ sơ kế toán đạt chuẩn dù không am hiểu nghiệp vụ kế toán, từ đó đưa ra hướng điều chỉnh để tăng hiệu quả làm việc đội ngũ kế toán nội bộ hoặc lựa chọn đơn vị hành nghề dịch vụ kế toán. Qúy doanh nghiệp có thể theo dõi kỳ sau để hiểu thêm dấu hiệu nhận biết bộ hồ sơ kế toán giúp doanh nghiệp an tâm khi Cơ quan thuế tiến hành hậu kiểm, cũng như bí quyết tuyển dụng và đào tạo kế toán phù hợp.