NHỮNG NỘI DUNG QUAN TRỌNG CẦN LƯU Ý VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ TẠI NGHỊ ĐỊNH 123/2020/NĐ-CP

14/11/2020 1,829

Ngày 19/10/2020 vừa qua, Chính Phủ đã cho ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ sẽ có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Nghị định đã giải quyết được vướng mắc về thời điểm bắt buộc sử dụng Hóa đơn điện tử (ghi tắt là HĐĐT) đồng thời quy định chi tiết hơn về HĐĐT khi sử dụng.

Nhằm mục đích giúp cho các doanh nghiệp nắm rõ hơn về các quy định khi sử dụng HĐĐT. EMC đã tổng hợp một số điểm quan trọng cần lưu ý của Nghị định 123/2020/NĐ-CP

1. Bãi bỏ quy định 'bắt buộc sử dụng HĐĐT từ 01/11/2020' tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Nghị định 123/2020/NĐ-CP bãi bỏ khoản 2 và khoản 4 Điều 35 Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc triển khai áp dụng HĐĐT từ ngày 01/11/2020, chỉ bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/7/2022. Theo đó Doanh nghiệp được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết 30/6/2022, tuy nhiên chỉ được sử dụng hóa đơn giấy đã thông báo phát hành trước ngày 19/10/2020 và không được thông báo phát hành, sử dụng hóa đơn đặt in, tự in sau ngày 19/10/2020 mà doanh nghiệp phải thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn theo mẫu cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng đến cơ quan thuế.

Nhưng để doanh nghiệp hưởng lợi sớm từ HĐĐT và đẩy mạnh công cuộc chuyển đổi số Chính phủ, Tổng cục thuế và các cơ quan thuế cả nước luôn khuyến khích doanh nghiệp sử HĐĐT trước 01/11/2020.

2. Đối tượng áp dụng HĐĐT được mở rộng

Ngoài các đối tượng đã được quy định tại Nghị định 119/2018 thì Nghị định 123/2020 mở rộng và chi tiết hơn về đối tượng sử dụng HĐĐT, cụ thể:

  • Tổ chức thu thuế, phí và lệ phí.
  • Người nộp thuế, phí và lệ phí.
  • Tổ chức có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
  • Tổ chức nhận in hóa đơn, chứng từ; tổ chức cung cấp phần mềm tự in chứng từ; tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn, chứng từ điện tử.
  • Cơ quan thuế bao gồm Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế (bao gồm cả Chi cục Thuế khu vực).
  • Cơ quan hải quan bao gồm Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan, Cục Kiểm tra sau thông quan, Chi cục Hải quan.
  • Các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn và chứng từ.

Đồng thời, tại Khoản 1, Điều 13, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân thủ theo đúng quy định tại Điều 91, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.

3. Quy định rõ về các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ

Các hành vi bị cấm được quy định cụ thể đối với 02 đối tượng là công chức thuế và tổ chức, cá nhân bán hàng hóa/dịch vụ và và các cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan, cụ thể:

  • Cấm công chức thuế có hành vi bao che, thông đồng để tổ chức/cá nhân sử dụng hóa đơn/chúng từ không hợp pháp; cấm gây phiên hà/khó khăn với tổ chức/cá nhân khi đến mua hóa đơn và chứng từ.
  • Cấm những hành vi gian dối trong sử dụng hóa đơn trái phép, cản trở công chức thuế thi hành công vụ; truy cập trái phép làm sai lệch và phá hủy hệ thống thông tin về hóa đơn, chứng từ; hối lộ hoặc có các hành vi liên quan đến hóa đơn nhằm thu lợi bất chính với tổ chức, cá nhân bán hàng hóa/dịch vụ và và các cá nhân có quyền và nghĩa vụ liên quan.

4. Thêm 02 loại hóa đơn mới

Ngoài 03 loại hóa đơn được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP là: hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và các loại hóa đơn khác (tem điện tử, thẻ điện tử…) thì Nghị định 123/2020/NĐ-CP bổ sung thêm 2 loại hóa đơn mới đó là: HĐĐT bán tài sản công và HĐĐT bán hàng dự trữ quốc gia.

5. Quy định chi tiết thời điểm lập hóa đơn

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về thời điểm lập hóa đơn trong một số trường hợp cụ thể như:

– Trường hợp cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa các doanh nghiệp, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

– Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

  • Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
  • Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Xem thêm chi tiết tại Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP

6. Quy định định dạng đối với HĐĐT

  • Định dạng HĐĐT được hiểu là tiêu chuẩn kỹ thuật nhằm quy định kiểu dữ liệu, chiều dài dữ liệu của trường thông tin, phục vụ truyền nhận, lưu trữ và hiển thị HĐĐT. Thông thường, định dạng HĐĐT sẽ sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML.
  • Theo Điều 12, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Chính Phủ đã quy định định dạng HĐĐT phải hồm 02 thành phần:
  • Phần chứa dữ liệu nghiệp vụ HĐĐT;
  • Phần chứa dữ liệu chữ ký số.
  • Riêng HĐĐT có mã của cơ quan thuế thì có thêm phần “chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế”.

7. Về việc sử dụng hóa đơn đã phát hành

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn đặt in, hóa đơn tự in, HĐĐT không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đăng ký áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế, đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đang sử dụng kể từ ngày 19/10/2020 đến hết ngày 30/6/2022 và thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP.

Trường hợp từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022, khi cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định 119/2016/NĐ-CP, nhưng cơ sở kinh doanh chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo các hình thức trên thì cơ sở kinh doanh phải gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Cơ quan thuế sẽ xây dựng dữ liệu hóa đơn của các cơ sở kinh doanh để đưa vào cơ sở dữ liệu hóa đơn và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để phục vụ việc tra cứu dữ liệu hóa đơn.

8. Về việc sử dụng hóa đơn đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập

Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 19/10/2020 đến ngày 30/6/2022, trường hợp cơ quan thuế thông báo cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng HĐĐT theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì cơ sở kinh doanh thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế.

Trường hợp chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hóa đơn theo quy định tại các Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03/DL-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020 cùng với việc nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng.

Trên đây là những nội dung cơ bản, quan trọng mà các Doanh nghiệp, kế toán cần phải biết tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sớm trong năm 2020 luôn được Chính Phủ khuyến khích doanh nghiệp trên cả nước sử dụng nhằm nâng cao lợi thế cạnh tranh doanh nghiệp, tiết kiệm tối đa chi phí và thời gian trong việc in ấn, vận chuyển hóa đơn.