DOANH NGHIỆP CHƯA CÓ CÔNG ĐOÀN VẪN PHẢI ĐÓNG KINH PHÍ CÔNG ĐOÀN?
“Công ty chưa thành lập công đoàn cơ sở thì có phải đóng kinh phí công đoàn không?”
Đây là thắc mắc khá phổ biến của doanh nghiệp và các doanh nghiệp khi tìm đến sự tư vấn của các đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán nha trang. Nhiều đơn vị cho rằng chỉ khi thành lập công đoàn hoặc có người lao động tham gia công đoàn thì mới phát sinh khoản phải đóng.
Tuy nhiên, cách hiểu này chưa chính xác. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp thuộc đối tượng đóng vẫn phải trích và đóng kinh phí công đoàn dù đã hay chưa thành lập công đoàn cơ sở.
1. Doanh nghiệp phải trích kinh phí công đoàn bao nhiêu?
Trước hết, doanh nghiệp cần phân biệt:
• Đoàn phí công đoàn: là khoản do đoàn viên công đoàn đóng theo quy định của Công đoàn Việt Nam.
• Kinh phí công đoàn: là khoản do cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thuộc đối tượng luật định đóng.
Theo quy định hiện hành, hàng tháng doanh nghiệp xác định số kinh phí công đoàn phải trích theo mức:
Kinh phí công đoàn = 2% × Quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động.
Tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định khoản kinh phí này được lấy từ nguồn tài chính của doanh nghiệp và được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (nghiệp vụ này luôn được thực hiện chuẩn xác nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán nha trang chuyên nghiệp).
Vì vậy, 2% là khoản doanh nghiệp phải chi trả; tiền lương của người lao động là căn cứ để xác định mức đóng, không phải khoản 2% được trừ từ lương của người lao động để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ này.
Ví dụ: Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp trong tháng là 100 triệu đồng thì:
100 triệu × 2% = 2 triệu đồng/tháng.
2. Chưa thành lập công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn không?
Việc doanh nghiệp có phải đóng kinh phí công đoàn hay không không phụ thuộc vào việc đã thành lập công đoàn cơ sở hay chưa.
Sau khi xác định số kinh phí công đoàn phải trích, doanh nghiệp thực hiện đóng toàn bộ số kinh phí này qua tài khoản chuyên thu của Công đoàn Việt Nam.
Đóng khi nào?
Đối với doanh nghiệp thông thường, kinh phí công đoàn được đóng mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động và chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
Ví dụ: Tháng 9/2026, doanh nghiệp xác định phải trích 2 triệu đồng kinh phí công đoàn thì thực hiện đóng 2 triệu đồng, chậm nhất vào ngày 31/10/2026.
Riêng tổ chức, doanh nghiệp nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, diêm nghiệp trả lương theo chu kỳ sản xuất, kinh doanh được đăng ký với tổ chức công đoàn để đóng hàng tháng hoặc 03 tháng/lần. Nếu đóng 03 tháng/lần thì thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ.
Sau khi đóng, doanh nghiệp có được giữ lại 75% kinh phí công đoàn không?
Doanh nghiệp thực hiện đóng đầy đủ kinh phí công đoàn qua tài khoản chuyên thu của Công đoàn Việt Nam. Sau đó, công đoàn cơ sở được phân bổ 75% tổng số thu kinh phí công đoàn để hoạt động; 25% còn lại dành cho công đoàn cấp trên.
75% là phần kinh phí công đoàn cơ sở được sử dụng, không phải khoản doanh nghiệp được tự giữ lại để giảm số tiền phải đóng. Công đoàn cơ sở quản lý, sử dụng phần kinh phí được phân bổ theo quy định về tài chính công đoàn.
Ví dụ: Doanh nghiệp phải đóng 10 triệu đồng kinh phí công đoàn thì vẫn chuyển đủ 10 triệu đồng vào tài khoản chuyên thu. Công đoàn cơ sở được cấp lại 7,5 triệu đồng để sử dụng cho hoạt động công đoàn; doanh nghiệp không được chỉ nộp 2,5 triệu đồng và tự giữ 7,5 triệu đồng.
Để nhận phần kinh phí được phân bổ, công đoàn cơ sở cần đăng ký, cập nhật thông tin tài khoản và thực hiện theo hướng dẫn của đơn vị công đoàn quản lý. Đây là cơ chế phân bổ kinh phí cho công đoàn cơ sở, không phải doanh nghiệp xin hoàn lại tiền đã đóng.
Trường hợp chưa thành lập công đoàn cơ sở, doanh nghiệp vẫn phải đóng đầy đủ kinh phí công đoàn và không được tự giữ lại 75% để lập quỹ nội bộ. Khoản kinh phí dành cho cấp cơ sở được tổ chức công đoàn quản lý, sử dụng theo quy định.
Công đoàn cấp trên là ai? Doanh nghiệp liên hệ đâu để đóng?
Công đoàn cấp trên là tổ chức công đoàn quản lý công đoàn cơ sở theo sự phân công trong hệ thống Công đoàn Việt Nam. Tùy đơn vị, đầu mối quản lý có thể là công đoàn xã, phường, đặc khu; Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố hoặc tổ chức công đoàn ngành, đơn vị được giao quản lý.
Cần phân biệt đơn vị quản lý, hướng dẫn hoạt động công đoàn với đầu mối tổ chức thu kinh phí công đoàn. Theo Công văn 433/TLĐ-CTCĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, Liên đoàn Lao động cấp tỉnh thực hiện thu kinh phí công đoàn đối với doanh nghiệp thuộc phạm vi quản lý; doanh nghiệp chuyển tiền qua tài khoản chuyên thu của Công đoàn Việt Nam (nếu gặp vướng mắc về thủ tục, bạn có thể nhờ sự hỗ trợ từ các đơn vị dịch vụ kế toán nha trang).
3. Người lao động có phải đóng đoàn phí không? Tham gia công đoàn thế nào?
Gia nhập công đoàn là tự nguyện. Người lao động chưa gia nhập công đoàn không phải đóng đoàn phí công đoàn. Khi đã được kết nạp và trở thành đoàn viên, người lao động có nghĩa vụ đóng đoàn phí theo quy định của Công đoàn Việt Nam.
Đối với đoàn viên tại doanh nghiệp ngoài nhà nước, mức đoàn phí thông thường hằng tháng bằng 0,5% tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, nhưng tối đa bằng 10% mức lương cơ sở. Trường hợp công đoàn cơ sở áp dụng mức thu khác phải đáp ứng điều kiện theo Quyết định 61/QĐ-TLĐ năm 2025 của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
Ví dụ: Người lao động là đoàn viên, có mức lương đóng BHXH bắt buộc 10 triệu đồng/tháng thì mức đoàn phí thông thường là 50.000 đồng/tháng.
Đoàn phí này là nghĩa vụ của đoàn viên, tách biệt với khoản kinh phí công đoàn 2% do doanh nghiệp đóng. Doanh nghiệp không được lấy đoàn phí của người lao động để thay cho nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn của mình.
Người lao động muốn tham gia công đoàn thực hiện như sau:
Nơi đã có công đoàn cơ sở: Người lao động lập đơn tự nguyện gia nhập, gửi Ban Chấp hành công đoàn cơ sở để được xem xét, quyết định kết nạp.
Nơi chưa có công đoàn cơ sở: Người lao động gửi đơn thông qua ban vận động thành lập công đoàn cơ sở hoặc liên hệ tổ chức công đoàn có thẩm quyền phụ trách địa bàn, đơn vị để được hướng dẫn gia nhập và tổ chức sinh hoạt.
Việc doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn không đồng nghĩa toàn bộ người lao động tự động trở thành đoàn viên hoặc đều phải đóng đoàn phí.
4. Không trích, chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn bị xử lý thế nào?
Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định cụ thể mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm về kinh phí công đoàn.
Ø Phạt từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng. Áp dụng đối với một trong các hành vi:
• Chậm đóng kinh phí công đoàn.
• Không trích, đóng kinh phí công đoàn.
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đóng.
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn đóng.
Mức phạt tối đa: không quá 75 triệu đồng.
Ø Phạt từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng: Áp dụng khi người sử dụng lao động không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc đối tượng phải đóng.
Ø Mức phạt tối đa: không quá 75 triệu đồng: Ngoài tiền phạt, chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, doanh nghiệp còn phải nộp:
Ø Số kinh phí công đoàn chưa đóng/chậm đóng + tiền lãi của số tiền này.
Tiền lãi được tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.
5. Khi nào doanh nghiệp được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng?
Không phải cứ doanh nghiệp gặp khó khăn là được tự ngừng đóng kinh phí công đoàn. Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định cụ thể từng trường hợp:
❖ Miễn đóng
Doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã thực hiện giải thể hoặc phá sản có thể được xem xét miễn số kinh phí công đoàn còn chưa đóng khi đáp ứng điều kiện:
• Trường hợp giải thể: tổ chức công đoàn tham gia phương án giải quyết các khoản nợ, trong đó có nợ kinh phí công đoàn.
• Trường hợp phá sản: công đoàn nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
Ví dụ: Công ty A thực hiện giải thể và còn 30 triệu đồng kinh phí công đoàn chưa đóng. Nếu đáp ứng điều kiện và được cơ quan công đoàn có thẩm quyền quyết định miễn thì 30 triệu đồng này được miễn đóng.
❖ Giảm mức đóng
Doanh nghiệp được xem xét giảm khi đã hết thời gian tạm dừng đóng nhưng vẫn tiếp tục phải cắt giảm lao động, cụ thể:
• Doanh nghiệp dưới 200 lao động: cắt giảm từ 30% số lao động hoặc từ 30 lao động trở lên.
• Doanh nghiệp từ 200 đến 1.000 lao động: cắt giảm từ 50 lao động trở lên.
• Doanh nghiệp trên 1.000 lao động: cắt giảm từ 100 lao động trở lên.
Việc xác định còn gắn với điều kiện về tuyển dụng mới trong vòng 03 tháng kể từ ngày cắt giảm lao động theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP.
Mức giảm: tối đa 20% mức kinh phí công đoàn phải đóng.
Thời gian giảm: không quá 06 tháng.
Ví dụ: Công ty B phải đóng 10 triệu đồng/tháng, đủ điều kiện và được giảm 20% trong 06 tháng thì mỗi tháng đóng 8 triệu đồng, tổng số tiền được giảm trong 06 tháng là 12 triệu đồng.
❖ Tạm dừng đóng
Doanh nghiệp gặp khó khăn do thay đổi cơ cấu, công nghệ; khủng hoảng, suy thoái kinh tế; thực hiện chính sách của Nhà nước khi tái cơ cấu nền kinh tế; hoặc do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa và phải đáp ứng một trong các điều kiện:
• Trường hợp 1: Phải tạm dừng sản xuất, kinh doanh từ 30 ngày trở lên, không giải quyết được việc làm và có từ 50% tổng số lao động trở lên thuộc diện BHXH bắt buộc phải tạm thời nghỉ việc, xin tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất.
• Trường hợp 2: Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa gây ra, không tính giá trị quyền sử dụng đất.
Thời gian tạm dừng đóng: không quá 12 tháng.
Ví dụ: Công ty C bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản do thiên tai và được chấp thuận tạm dừng đóng kinh phí công đoàn trong 06 tháng thì trong thời gian này công ty tạm thời chưa phải đóng; hết thời gian tạm dừng thực hiện nghĩa vụ theo quy định.
Việc xác định đúng đối tượng, mức đóng và thời gian phải đóng kinh phí công đoàn thông qua sự đồng hành của dịch vụ kế toán nha trang giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát nghĩa vụ tài chính và hạn chế rủi ro phát sinh khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
EMC – đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán nha trang uy tín – hỗ trợ doanh nghiệp:
• Rà soát nghĩa vụ kinh phí công đoàn và xác định mức kinh phí phải đóng;
• Tư vấn trường hợp được miễn, giảm, tạm dừng đóng theo quy định;
• Hỗ trợ hồ sơ và các vấn đề pháp lý liên quan đến lao động – BHXH – công đoàn.
