NHÂN VIÊN CHƯA KÝ HỢP ĐỒNG ĐÃ NGHỈ NGANG: DOANH NGHIỆP CÓ THẬT SỰ "BÓ TAY"?

14/09/2026 5

“Chưa ký hợp đồng lao động nên doanh nghiệp không thể làm gì khi nhân viên nghỉ ngang?”
Đây là một trong những hiểu lầm khiến nhiều doanh nghiệp tự đánh mất quyền lợi của mình.Đặc biệt, với những đơn vị mới thành lập doanh nghiệp và đang trong giai đoạn tuyển dụng, hoàn thiện bộ máy nhân sự, việc chưa xây dựng đầy đủ quy trình ký hợp đồng lao động có thể dẫn đến nhiều rủi ro khi nhân viên nghỉ ngang. Không ít trường hợp, doanh nghiệp chấp nhận trả lương, bỏ qua thiệt hại vì cho rằng chưa ký hợp đồng thì không có căn cứ xử lý người lao động.
Thực tế, việc chưa ký hợp đồng lao động bằng văn bản không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất toàn bộ quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình. Nếu quan hệ lao động đã phát sinh trên thực tế và doanh nghiệp có đầy đủ chứng cứ, doanh nghiệp vẫn có cơ sở để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp theo quy định pháp luật. Vậy doanh nghiệp được quyền làm gì khi nhân viên chưa ký hợp đồng đã nghỉ ngang?

1. Khi đã ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có những quyền gì?

Theo Điều 35 Bộ luật Lao động 2019, người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước, trừ các trường hợp được nghỉ ngay theo luật.

Ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn.
Ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 đến 36 tháng.
Ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng dưới 12 tháng.

Nếu người lao động nghỉ việc trái quy định, doanh nghiệp có quyền yêu cầu thực hiện các nghĩa vụ theo Điều 40 Bộ luật Lao động như: bồi thường 1/2 tháng tiền lương, bồi thường tiền lương tương ứng thời gian không báo trước và hoàn trả chi phí đào tạo (nếu có).

2. Chưa ký hợp đồng lao động, doanh nghiệp có thật sự 'mất quyền'?

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, nếu hai bên đã thỏa thuận về việc làm có trả lương và người lao động chịu sự quản lý, điều hành của doanh nghiệp thì quan hệ lao động vẫn có thể được xác lập dù chưa ký hợp đồng bằng văn bản.
Điều này có nghĩa, việc chưa ký hợp đồng không phải là căn cứ để khẳng định người lao động muốn nghỉ lúc nào cũng được hoặc doanh nghiệp không còn quyền bảo vệ lợi ích hợp pháp của mình.

Ví dụ: Doanh nghiệp A tuyển dụng nhân viên kinh doanh. Người lao động đã làm việc, được cấp email công ty, tham gia họp, có bảng chấm công và được tạm ứng lương. Sau đó người lao động nghỉ ngang không báo trước. Mặc dù chưa ký hợp đồng bằng văn bản, doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng các tài liệu trên để chứng minh quan hệ lao động đã phát sinh và bảo vệ quyền lợi của mình khi có tranh chấp.

Doanh nghiệp cần ký HĐLĐ khi nào?

Theo Điều 24 và Điều 27 Bộ luật Lao động 2019, trong thời gian thử việc, các bên có thể thỏa thuận nội dung thử việc trong HĐLĐ hoặc ký hợp đồng thử việc riêng. Khi kết thúc thử việc và người lao động đạt yêu cầu thì doanh nghiệp thực hiện hoặc giao kết HĐLĐ theo quy định.
Trường hợp người lao động đã làm việc nhưng chưa hoàn tất việc ký HĐLĐ bằng văn bản, không vì vậy mà quyền lợi của doanh nghiệp đương nhiên bị loại bỏ. Quan hệ giữa hai bên vẫn được xem xét trên cơ sở thỏa thuận và quá trình làm việc thực tế.
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, việc xây dựng quy trình tuyển dụng, thử việc và ký hợp đồng lao động ngay từ đầu là rất quan trọng. Trong quá trình thành lập doanh nghiệp và tổ chức bộ máy nhân sự, doanh nghiệp nên chuẩn hóa các biểu mẫu, hồ sơ và thời điểm giao kết HĐLĐ để hạn chế tranh chấp về sau.

Nếu chưa ký hợp đồng thì có mặc nhiên trở thành HĐLĐ không xác định thời hạn không?

Việc chưa ký HĐLĐ bằng văn bản không mặc nhiên làm phát sinh HĐLĐ không xác định thời hạn. Việc xác định loại hợp đồng và quyền, nghĩa vụ của các bên phải căn cứ vào thỏa thuận, hồ sơ và quá trình làm việc thực tế.
Theo Điều 20 Bộ luật Lao động 2019, việc chuyển thành HĐLĐ không xác định thời hạn được quy định đối với trường hợp HĐLĐ xác định thời hạn đã hết mà người lao động tiếp tục làm việc và quá 30 ngày các bên không ký HĐLĐ mới.

Doanh nghiệp có phải trả lương?

Nếu người lao động đã thực tế làm việc thì doanh nghiệp vẫn phải thanh toán tiền lương tương ứng với thời gian đã làm việc. Tuy nhiên, nghĩa vụ trả lương không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp từ bỏ quyền yêu cầu người lao động thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Nhân viên nghỉ ngang, doanh nghiệp xử lý tiền lương và các khoản phải bồi thường thế nào?
Khi người lao động nghỉ ngang, doanh nghiệp cần đối chiếu và quyết toán đầy đủ các khoản giữa hai bên, gồm tiền lương thực tế, khoản đã tạm ứng, công nợ, tài sản chưa hoàn trả và nghĩa vụ bồi thường (nếu có) theo Điều 40, Điều 48 và Điều 101 Bộ luật Lao động 2019.
Đối với khoản bồi thường do nghỉ việc trái pháp luật, doanh nghiệp có quyền yêu cầu người lao động thực hiện; việc bù trừ với tiền lương cần có căn cứ và sự thỏa thuận của các bên. Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp thanh toán phần tiền lương và các quyền lợi còn phải trả theo đúng thời hạn pháp luật quy định.

Doanh nghiệp có được yêu cầu người lao động bồi thường không?

Việc chưa ký hợp đồng lao động bằng văn bản không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không có quyền yêu cầu người lao động chịu trách nhiệm.
Nếu doanh nghiệp chứng minh được quan hệ lao động đã phát sinh trên thực tế và có căn cứ xác định người lao động vi phạm nghĩa vụ hoặc gây thiệt hại, doanh nghiệp có quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xem xét trách nhiệm của người lao động theo quy định pháp luật. Việc chấp nhận hay không phụ thuộc vào hồ sơ, chứng cứ và từng vụ việc cụ thể.

Ví dụ: Nhân viên nghỉ ngang không bàn giao tài sản hoặc làm gián đoạn công việc của Công ty. Doanh nghiệp có đủ tài liệu chứng minh thiệt hại và hành vi vi phạm thì đây là những căn cứ quan trọng để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

3. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Trong nhiều vụ tranh chấp, doanh nghiệp gặp bất lợi không phải vì pháp luật không bảo vệ mà vì thiếu chứng cứ. Vì vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị, lưu trữ các hồ sơ sau:

Hồ sơ tuyển dụng, CV, thư mời nhận việc.
Email, tin nhắn giao việc.
Bảng chấm công, bảng lương, chứng từ thanh toán.
Quyết định phân công, giao tài sản.
Biên bản bàn giao công việc, tài sản.
Các tài liệu thể hiện người lao động chịu sự quản lý của doanh nghiệp.

Trong nhiều vụ tranh chấp, doanh nghiệp gặp bất lợi không phải vì pháp luật không bảo vệ mà vì thiếu chứng cứ. Vì vậy, ngay từ giai đoạn thành lập doanh nghiệp, tuyển dụng những nhân sự đầu tiên và tổ chức hoạt động, doanh nghiệp nên xây dựng hệ thống hồ sơ lao động đầy đủ

Một nhân viên nghỉ ngang có thể khiến doanh nghiệp mất khách hàng, gián đoạn sản xuất, phát sinh chi phí tuyển dụng và đào tạo. Vì vậy, doanh nghiệp không nên cho rằng chưa ký hợp đồng lao động thì không thể xử lý. Quản lý hồ sơ chặt chẽ, ký hợp đồng đúng thời điểm và lưu giữ chứng cứ đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.
Đừng để một sai sót trong quản lý nhân sự khiến doanh nghiệp đánh mất những quyền mà pháp luật đã quy định để bảo vệ mình.
Với 16 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn doanh nghiệp và lao động, EMC hỗ trợ doanh nghiệp từ giai đoạn thành lập doanh nghiệp, xây dựng hệ thống pháp lý ban đầu đến quá trình quản trị và xử lý các vấn đề lao động phát sinh.

EMC hỗ trợ:

Tư vấn, soạn thảo và rà soát hợp đồng lao động;
Xây dựng nội quy lao động, quy chế quản lý nhân sự;
Đánh giá căn cứ pháp lý và đề xuất phương án xử lý đối với từng trường hợp người lao động nghỉ ngang;
Tư vấn thủ tục thành lập doanh nghiệp và các vấn đề pháp lý sau thành lập;