TỪ 01/7/2026: DOANH NGHIỆP CÒN ĐƯỢC XUẤT HÓA ĐƠN KÈM BẢNG KÊ KHÔNG?

Từ ngày 01/7/2026, quy định mới về hóa đơn điện tử chính thức được áp dụng. Với những doanh nghiệp thường xuyên xuất hóa đơn có nhiều hàng hóa, dịch vụ, một vấn đề cần lưu ý là việc sử dụng bảng kê kèm hóa đơn không còn có thể áp dụng theo thói quen, mà phải xác định đúng trường hợp pháp luật cho phép.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn có thể lập hóa đơn kèm bảng kê đối với một số hàng hóa, dịch vụ và trường hợp cụ thể. Vậy trường hợp nào được áp dụng và cần lập như thế nào để đúng quy định?

1. Không phải hóa đơn nào có nhiều hàng hóa cũng được lập kèm bảng kê

Trên thực tế, khi một hóa đơn có nhiều hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp thường muốn đưa phần chi tiết sang bảng kê để hóa đơn gọn hơn. Tuy nhiên, số lượng hàng hóa nhiều không phải là căn cứ để quyết định có được sử dụng bảng kê hay không.

Theo điểm a.3 khoản 5 Phụ lục “Nội dung của hóa đơn” ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập hóa đơn kèm bảng kê được áp dụng đối với một số hàng hóa, dịch vụ đặc thù như:

· Điện, nước;

· Dịch vụ viễn thông, công nghệ thông tin, truyền hình;

· Dịch vụ bưu chính và chuyển phát;

· Ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa;

· Bảo hiểm;

· Dịch vụ khám bệnh, chữa bệnh;

· Và một số hoạt động có số lượng giao dịch lớn, phát sinh thường xuyên, cần thời gian đối soát dữ liệu theo điểm a, điểm b khoản 4 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, như dịch vụ hỗ trợ vận tải hàng không, nhiên liệu hàng không, logistics, quảng cáo trên báo điện tử, nền tảng số, dịch vụ bảo vệ, vận tải hành khách bằng taxi/xe hợp đồng có sử dụng phần mềm kết nối, suất ăn công nghiệp....

Điều này có nghĩa, bảng kê vẫn được sử dụng từ ngày 01/7/2026, nhưng doanh nghiệp cần căn cứ vào loại hàng hóa, dịch vụ và tính chất giao dịch, chứ không đơn thuần dựa vào việc hóa đơn có nhiều hay ít dòng hàng.

Ví dụ: Doanh nghiệp thương mại bán cùng lúc 100 mặt hàng không vì thế mà đương nhiên được ghi một dòng tổng giá trị trên hóa đơn rồi chuyển toàn bộ chi tiết sang bảng kê.

2. Khi được lập bảng kê, hóa đơn và bảng kê phải “khớp” với nhau

Sau khi xác định giao dịch thuộc trường hợp được sử dụng bảng kê, bước tiếp theo là bảo đảm nhìn vào hóa đơn có thể xác định được bảng kê đi kèm và ngược lại.

Cụ thể, tại điểm a.3 khoản 5 Phụ lục kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định trên hóa đơn phải ghi rõ thông tin “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm...”; đồng thời bảng kê phải ghi rõ hóa đơn tương ứng.

Bảng kê cũng phải thể hiện các thông tin cần thiết như:

· Tên, mã số thuế, địa chỉ của người bán;

· Tên hàng hóa, dịch vụ;

· Số lượng, đơn giá, thành tiền;

· Ngày lập;

· Tên và chữ ký của người lập bảng kê.

Trường hợp người bán kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bảng kê còn phải thể hiện thuế suất GTGT và tiền thuế GTGT.

Quan trọng hơn, tổng số tiền thanh toán trên bảng kê phải đúng với số tiền ghi trên hóa đơn. Bảng kê phải được lưu giữ cùng hóa đơn để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Như vậy, bảng kê không đơn thuần là một file chi tiết doanh nghiệp tự lập để lưu nội bộ, mà là tài liệu gắn với hóa đơn và phải đáp ứng các nội dung theo quy định.

3. Cần phân biệt bảng kê kèm hóa đơn với hóa đơn tổng hợp

Một điểm khác doanh nghiệp dễ nhầm là Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định về hóa đơn tổng hợp. Đây không phải là cách gọi khác của hóa đơn kèm bảng kê.

Theo quy định tại điểm a.3 khoản 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo pháp luật thương mại và hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng, người bán được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng hoặc quý phù hợp với kỳ khai thuế GTGT và phải lưu giữ danh sách chi tiết, hồ sơ liên quan.

Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch, người bán vẫn phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.

Do đó, khi có nhiều hàng hóa hoặc nhiều giao dịch phát sinh, doanh nghiệp cần xác định rõ trường hợp của mình được lập hóa đơn kèm bảng kê hay được lập hóa đơn tổng hợp, thay vì lựa chọn cách lập thuận tiện nhất.

4. Doanh nghiệp đang sử dụng bảng kê cần lưu ý gì từ 01/7/2026?

Điểm doanh nghiệp cần quan tâm không phải là “từ 01/7/2026 có bỏ bảng kê hay không”, mà là: bảng kê vẫn được sử dụng, nhưng phải đúng trường hợp và đúng cách lập theo quy định mới.

Vì vậy, doanh nghiệp đang thường xuyên xuất hóa đơn kèm bảng kê nên rà soát lại:

· Loại hàng hóa, dịch vụ có thuộc trường hợp được sử dụng bảng kê;

· Nội dung hóa đơn và bảng kê có liên kết với nhau;

· Bảng kê đã có đầy đủ thông tin bắt buộc;

· Giá trị, thuế suất và tiền thuế trên bảng kê có khớp với hóa đơn.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên tiếp tục sử dụng bảng kê chỉ vì “trước đây vẫn làm như vậy” hoặc vì hóa đơn có quá nhiều mặt hàng. Nếu xác định sai trường hợp áp dụng, doanh nghiệp có thể phải xử lý lại hóa đơn và giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Với hơn 16 năm kinh nghiệm đồng hành cùng doanh nghiệp, EMC hỗ trợ rà soát hóa đơn, hồ sơ – chứng từ và tư vấn xử lý các vướng mắc về thuế theo quy định mới, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng ngay từ đầu và hạn chế rủi ro phát sinh.