MÃ SỐ MÃ VẠCH LÀ GÌ? QUY TRÌNH THỦ TỤC NHƯ THẾ NÀO?

06/12/2024 172

Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý hàng hóa trở nên nhanh chóng và chính xác hơn bao giờ hết nhờ mã số mã vạch. Vậy mã số mã vạch là gì và tại sao nó lại trở thành một công cụ không thể thiếu trong kinh doanh hiện nay? Cách thức đăng ký mã số mã vạch như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ trả lời cho các câu hỏi trên.
1.    Mã số mã vạch là gì?
Mã số mã vạch (MSMV) là một hệ thống nhận dạng tự động, sử dụng các dãy số và mã vạch để xác định một sản phẩm, dịch vụ, tổ chức hoặc địa điểm cụ thể. Mã số là dãy số, còn mã vạch là biểu diễn hình ảnh của dãy số đó dưới dạng các vạch đen trắng, giúp máy quét đọc được.
Tại Việt Nam, MSMV loại 10 số, hay gọi là mã GCP-10 là sự lựa chọn phổ biến nhất trong các loại mã hiện có. GCP-10 được sử dụng đăng ký cho các doanh nghiệp có số lượng sản phẩm dưới 100 sản phẩm. Thủ tục đăng ký MSMV được thực hiện tại Trung tâm MSMV Quốc gia trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (“TCĐLCL”). Khi sử dụng MSMV, Quý Khách hàng cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Chỉ sử dụng mã số đã được cấp cho các sản phẩm của mình;
  • Thực hiện đúng các quy định về nộp phí và nộp phí duy trì theo quy định của pháp luật (hằng năm hoặc hai năm, ba năm tùy thuộc vào sự lựa chọn ban đầu khi đăng ký MSMV của Quý Công ty);
  • Khi vì lý do nào đó (bị giải thể, phá sản, v.v…) không còn nhu cầu sử dụng MSMV đã được cấp, Quý Công ty cần thông báo bằng văn bản cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian một tháng kể từ ngày giải thể hoặc phá sản;
  • Nếu đổi tên, tư cách pháp nhân hoặc địa chỉ, Khách hàng cần thông báo cho Tổng cục TCĐLCL trong thời gian một tháng kể từ ngày có thay đổi để làm thủ tục đổi giấy chứng nhận;
  • Sau ba năm kể từ ngày được cấp GCN MSMV, Khách hàng cần thực hiện thủ tục gia hạn MSMV tại Tổng cục TCĐLCL.

Hình 1: Các kiểu mã vạch thông dụng

2.    Tại sao cần MSMV?

  • Quản lý hàng hóa hiệu quả: Giúp doanh nghiệp quản lý kho hàng, theo dõi tồn kho, kiểm soát nhập xuất hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
  • Tăng tính cạnh tranh: Sản phẩm có mã vạch thường được người tiêu dùng tin tưởng hơn, giúp sản phẩm dễ dàng tiếp cận thị trường.
  • Tích hợp vào hệ thống bán hàng: Mã vạch giúp quá trình thanh toán tại các cửa hàng, siêu thị trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn.
  • Truy xuất nguồn gốc sản phẩm: Mã vạch giúp người tiêu dùng dễ dàng truy xuất thông tin về nguồn gốc, xuất xứ của sản phẩm.

Hiện nay chưa có quy định chung bắt buộc sử dụng MSMV cho tất cả các sản phẩm, nhưng xu hướng sử dụng MSMV ngày càng phổ biến tại Việt Nam. Việc sử dụng MSMV mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và người tiêu dùng. Các doanh nghiệp nên chủ động trang bị MSMV cho sản phẩm của mình để nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu của thị trường.

3.    Cách đăng ký MSMV sản phẩm
🔹 Bước 1: Xác định số lượng sản phẩm cần đăng ký MSMV
Cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 gói mã vạch sau:

  • Gói mã vạch 10 số dùng cho tối đa 100 sản phẩm.
  • Gói mã vạch 9 số dùng cho tối đa 1000 sản phẩm.
  • Gói mã vạch 8 số dùng cho tối đa 10.000 sản phẩm.
  • Gói mã vạch 7 số dùng cho tối đa 100.000 sản phẩm.

🔹 Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ
Theo Điểm a Khoản 1 Điều 7 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, hồ sơ đăng ký MSMV gồm có:

  • Đơn đăng ký sử dụng MSMV (theo mẫu số 12 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 74/2018/NĐ-CP).
  • Bản đăng ký danh mục các sản phẩm sử dụng mã GTIN.
  • Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh.
  • Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có).

🔹 Bước 3: Nộp hồ sơ
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp trực tiếp hoặc gửi qua bưu điện tại trung tâm MSMV quốc gia của Việt Nam (còn gọi là GS1). Nếu nộp trực tiếp thì phải có bản chính để đối chiếu. Trường hợp hồ sơ gửi qua bưu điện phải nộp bản sao được chứng thực hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu, đồng thời đóng các khoản phí.
🔹 Bước 4: Thẩm định hồ sơ và cấp MSMV
Trong vòng 5 - 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (TCĐLCL) sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ và thông báo kết quả:
-    Hồ sơ hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL sẽ cấp MSMV cho doanh nghiệp để sử dụng trước.
-    Nếu hồ sơ không hợp lệ, Tổng cục TCĐLCL thông báo cho tổ chức, doanh nghiệp chỉnh sửa hồ sơ và nộp lại trong thời hạn 5 ngày làm việc.
Trên thực tế, do lượng hồ sơ tiếp nhận của Tổng cục nhiều nên thời gian có thể 7-9 ngày.
🔹 Bước 5: Kê khai thông tin sản phẩm
Sau khi được cấp MSMV, Doanh nghiệp có thể tiến hành sử dụng và kê khai thông tin sản phẩm trên web của Tổng cục. Cụ thể, theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN, khi sử dụng mã số, mã vạch có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893” phải khai báo, cập nhật và cung cấp thông tin liên quan về tổ chức, cá nhân sử dụng MSMV vào cơ sở dữ liệu do Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng quản lý tại địa chỉ http://vnpc.gs1.gov.vn, bao gồm tối thiểu các nội dung sau:

  • GTIN (Mã số sản phẩm toàn cầu)
  • Tên sản phẩm, nhãn hiệu.
  • Mô tả sản phẩm.
  • Tên doanh nghiệp.
  • Thị trường mục tiêu.
  • Hình ảnh sản phẩm.
  • Nhóm sản phẩm (các loại sản phẩm có tính chất giống nhau).

🔹 Bước 6: Nhận giấy chứng nhận
Sau khi hồ sơ được duyệt, theo quy định trong vòng 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp MSMV, Tổng cục sẽ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng MSMV. (Tuy nhiên thời gian thực tế sẽ lên tới 30 ngày)
🔖 Lưu ý: Giấy chứng nhận MSMV trong trường hợp cấp mới chỉ có thời hạn sử dụng 3 năm từ ngày cấp.
Như vậy, MSMV không chỉ là một công cụ hỗ trợ quản lý hàng hóa mà còn là một yếu tố quan trọng góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Việc sở hữu MSMV cho sản phẩm là một bước đi cần thiết để doanh nghiệp hội nhập vào nền kinh tế hiện đại.
Để quá trình đăng ký MSMV có thể trở nên đơn giản và hiệu quả hơn nhiều Quý Khách hàng lựa chọn đơn vị uy tín để đảm bảo quá trình đăng ký được diễn ra nhanh chóng và thuận lợi.

Hình 2: Cấu tạo các phần mã số mã vạch.