TỪ NĂM 2026: HỘ KINH DOANH TRÊN 500 TRIỆU KÊ KHAI VÀ NỘP THUẾ NHƯ THẾ NÀO?

04/12/2025 2,695

Quyết định 3389/QĐ-BTC ngày 06/10/2025 đã chính thức định hình lại sân chơi cho Hộ kinh doanh từ năm 2026: Tất cả các hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên bắt buộc chuyển sang phương pháp kê khai.
Đã qua rồi giai đoạn bàn tán về việc "có phải chuyển hay không". Lúc này, câu hỏi quan trọng nhất mà các chủ hộ cần lời giải đáp là: "Hộ kê khai là gì? Tôi phải bắt đầu từ đâu? Quy trình hàng tháng diễn ra thế nào và tôi cần bao nhiêu tiền để vận hành bộ máy kế toán này?"
Bài viết dưới đây do Công ty Tư Vấn Quản Lý Doanh Nghiệp (EMC) biên soạn sẽ là bản hướng dẫn chi tiết nhất, giúp bạn hình dung toàn bộ bức tranh về Hộ kê khai.

1. Hiểu Đúng: Hộ Kê Khai Là Gì?

Hãy tưởng tượng đơn giản:

Hộ Khoán (Cũ): Giống như đi xe buýt vé tháng. Bạn đóng một khoản cố định (thuế khoán) dù tháng đó bạn đi nhiều hay ít, xe đông hay vắng. Sổ sách gần như không cần thiết.
Hộ Kê Khai (Mới): Giống như đi taxi tính tiền theo km. Bạn đi bao nhiêu trả bấy nhiêu (Doanh thu thực tế bao nhiêu, nộp thuế bấy nhiêu).
- Để chứng minh bạn đi bao nhiêu km, bạn cần đồng hồ đo (Hóa đơn, chứng từ).
- Để chứng minh đồng hồ đúng, bạn cần nhật ký hành trình (Sổ sách kế toán).
Từ năm 2026, nếu doanh thu của bạn trên 500 triệu/năm, Nhà nước yêu cầu bạn phải lắp "đồng hồ" và ghi "nhật ký" minh bạch như một doanh nghiệp.

Nhắp vào đây để xem chi tiết các quy định mới về Hộ kinh doanh 2026

2. Bước Chuẩn Bị: Cần Có Gì Trong Tay Trước Khi Bắt Đầu?

Để vận hành được Hộ kê khai, chủ hộ không thể dùng sổ tay ghi chép thủ công như trước. Bạn cần trang bị bộ công cụ "nhập môn" sau:

Thiết bị chữ ký số (Token): Dùng để ký hóa đơn điện tử và nộp tờ khai thuế qua mạng.
Phần mềm Hóa đơn điện tử: Để xuất hóa đơn cho khách hàng theo từng lần bán.
Tờ khai đăng ký thay đổi phương pháp tính thuế: (Mẫu 03-ĐK-TCT) nộp cho cơ quan thuế để chuyển từ khoán sang kê khai.
Hệ thống máy tính & Phần mềm kế toán: (Hoặc Excel) để nhập liệu sổ sách.

3. Quy Trình 4 Bước "Vận Hành" Một Hộ Kê Khai (Hàng Tháng/Quý)

Đây là chu trình công việc lặp đi lặp lại mà một Hộ kê khai phải thực hiện. Chủ hộ cần nắm rõ để quản lý nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ:

☼ Bước 1: Xử lý Hóa đơn (Đầu vào - Đầu ra)

Đầu ra: Khi bán hàng, bắt buộc xuất hóa đơn điện tử (kể cả khách không lấy cũng phải xuất).
Đầu vào: Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu, phải lấy hóa đơn hợp pháp. Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trên trang hoadondientu.gdt.gov.vn.

☼ Bước 2: Ghi chép Sổ sách kế toán (Quan trọng nhất)

Căn cứ vào hóa đơn ở Bước 1, kế toán sẽ nhập liệu vào 7 loại sổ sách theo quy định (chi tiết ở phần dưới). Đây là bước tốn nhiều thời gian và đòi hỏi chuyên môn nhất.

☼ Bước 3: Lập Tờ khai thuế

Tổng hợp số liệu doanh thu, thuế GTGT, thuế TNCN từ sổ sách để điền vào Tờ khai thuế (Mẫu 01/CNKD).
Lập Phụ lục bảng kê hoạt động kinh doanh trong kỳ.

☼ Bước 4: Nộp hồ sơ và Nộp tiền thuế

Nộp tờ khai trực tuyến lên hệ thống Thuế điện tử (Etax).
Nộp tiền thuế vào Ngân sách nhà nước (nếu có phát sinh).

4. Soi Chi Tiết: "Núi" Sổ Sách Hộ Kê Khai Phải Làm (Theo Thông tư 88)

Tại Bước 2 ở trên, cụ thể Hộ kinh doanh phải làm những sổ gì? Đây là danh sách 7 loại sổ bắt buộc phải in ra, đóng dấu và lưu trữ để phục vụ thanh tra:

Sổ chi tiết doanh thu: Theo dõi từng đồng doanh thu bán ra.
Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa: (Phức tạp nhất) Phải theo dõi Nhập - Xuất - Tồn kho. Kho trên sổ phải khớp với kho thực tế.
Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh: Theo dõi tiền điện, nước, nhân công, mua hàng...
Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế: Đã nộp bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.
Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương: Bảng lương, thưởng, BHXH cho nhân viên.
Sổ quỹ tiền mặt: Tiền mặt vào/ra.
Sổ tiền gửi ngân hàng: Biến động tài khoản ngân hàng kinh doanh.

5. Bài Toán Lựa Chọn: Tự Làm, Tuyển Người Hay Thuê Ngoài?

Nhìn vào quy trình 4 bước và 7 loại sổ sách trên, rõ ràng việc quản lý Hộ kê khai không còn đơn giản. Chủ hộ kinh doanh đứng trước 3 sự lựa chọn:

Phương án 1: Tự làm

Phù hợp với: Hộ có quy mô rất nhỏ, chủ hộ có kiến thức kế toán và nhiều thời gian rảnh.
Rủi ro: Rất cao. Dễ bị phạt vì làm sai sổ sách, nộp chậm tờ khai. "Lỗ" thời gian kinh doanh.

Phương án 2: Tuyển kế toán nội bộ

Phù hợp với: Hộ quy mô lớn (Doanh thu vài chục tỷ), cần người ngồi tại cửa hàng để quản lý kho, xuất hóa đơn liên tục.
Chi phí: Rất cao. Lương (8-10tr) + BHXH + Thưởng + Chỗ ngồi làm việc + Máy tính/Phần mềm = Khoảng 120 - 150 triệu/năm.

Phương án 3: Thuê Dịch vụ Kế toán chuyên nghiệp (Như EMC)

Phù hợp với: Đa số Hộ kinh doanh (Doanh thu từ 500 triệu - dưới 50 tỷ).
Quy trình: Bạn chỉ cần chụp ảnh hóa đơn/chứng từ gửi qua Zalo/Email. EMC sẽ thực hiện trọn gói từ Bước 2 đến Bước 4.
Chi phí: Chỉ từ 1 - 3 triệu đồng/tháng (tùy quy mô). Tiết kiệm 80% so với tuyển nhân viên.
Lợi ích: Được tư vấn pháp lý, tối ưu thuế đúng luật, chịu trách nhiệm về số liệu sổ sách.

Năm 2026 là năm bản lề của sự thay đổi. Thay vì lo lắng, hãy chuẩn bị một tâm thế sẵn sàng và một đối tác tin cậy.
♦️ Nếu bạn thấy quy trình trên quá phức tạp để tự thực hiện, hãy để EMC gánh vác phần việc khó khăn đó. Bạn chỉ cần tập trung kinh doanh, sổ sách thuế má đã có chúng tôi lo.

♦️ Nếu bạn đang băn khoăn về: