THANH TOÁN BẰNG TÀI KHOẢN CÁ NHÂN VẪN ĐƯỢC TÍNH CHI PHÍ? DOANH NGHIỆP CẦN LƯU Ý GÌ?

Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp phát sinh trường hợp người lao động sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán trước tiền mua hàng hóa, dịch vụ rồi doanh nghiệp hoàn trả sau. Đây là cách xử lý khá phổ biến khi cần thanh toán gấp hoặc người lao động được giao thực hiện một công việc cụ thể.

Tuy nhiên, việc người lao động đứng tên chuyển tiền cũng khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu khoản chi này có được tính vào chi phí được trừ và được khấu trừ thuế GTGT hay không.

Theo quy định hiện hành, pháp luật không cấm doanh nghiệp thực hiện thanh toán theo hình thức này. Tuy nhiên, để khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận, doanh nghiệp phải chứng minh đây là khoản chi phục vụ hoạt động của doanh nghiệp và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hồ sơ, chứng từ theo quy định. Cụ thể, doanh nghiệp cần đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

1. Người lao động phải được doanh nghiệp giao thanh toán

Doanh nghiệp cần có căn cứ chứng minh người lao động thanh toán theo nhiệm vụ được giao, không phải giao dịch của cá nhân.

Căn cứ này có thể được thể hiện trong quy chế tài chính, quy chế thanh toán, quyết định giao nhiệm vụ hoặc văn bản ủy quyền.

Ví dụ: Công ty giao nhân viên thanh toán phí gia hạn phần mềm bằng tài khoản cá nhân do cần xử lý gấp. Nếu có văn bản giao nhiệm vụ, doanh nghiệp có cơ sở chứng minh đây là khoản chi của công ty. Nếu không có căn cứ này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế.

2. Việc thanh toán phải thực hiện đúng quy định

Đối với các khoản chi thuộc trường hợp phải thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần đảm bảo cả việc người lao động thanh toán cho nhà cung cấp và doanh nghiệp hoàn trả cho người lao động đều được thực hiện bằng chuyển khoản.

Ví dụ: Nhân viên chuyển khoản 25 triệu đồng để mua máy in cho công ty. Sau đó, công ty cũng phải chuyển khoản hoàn trả 25 triệu đồng cho nhân viên. Nếu doanh nghiệp hoàn trả bằng tiền mặt khoản chi này không đáp ứng điều kiện về chứng từ thanh toán theo quy định để được tính vào chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT (đối với trường hợp pháp luật yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt).

3. Hồ sơ phải phản ánh đầy đủ giao dịch

Hóa đơn mang tên doanh nghiệp là điều kiện cần nhưng chưa đủ. Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ thanh toán, chứng từ hoàn trả và các tài liệu nội bộ liên quan để chứng minh quá trình thanh toán.

Ví dụ: Doanh nghiệp có hóa đơn và chứng từ chuyển tiền cho nhà cung cấp nhưng không có chứng từ hoàn trả cho người lao động. Khi cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp không có đầy đủ hồ sơ chứng minh giao dịch, doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện chứng minh khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh nên khoản chi này không được tính vào chi phí được trừ.

Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn hóa quy trình

Trên thực tế, nhiều khoản chi bị cơ quan thuế loại không phải vì doanh nghiệp sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán mà do chưa xây dựng quy trình thanh toán rõ ràng hoặc chưa lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn hóa quy trình và rà soát hồ sơ ngay từ khi phát sinh giao dịch để hạn chế rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Là "Người trợ lý đắc lực cho doanh nghiệp", EMC không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công tác kế toán - thuế theo quy định mà còn tư vấn các quy định pháp luật có liên quan, hỗ trợ giải trình với cơ quan thuế, xây dựng quy chế, quy trình quản lý nội bộ và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình quản trị, điều hành. Đối với các giao dịch thanh toán qua tài khoản cá nhân, EMC sẽ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hồ sơ, đánh giá điều kiện tính chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT, đồng thời tư vấn phương án xử lý phù hợp nhằm hạn chế rủi ro về thuế.