THUÊ NGOÀI HAY TỰ XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ?

Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng của thời đại, bởi từ 1/7/2022, doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Trong giai đoạn chuyển giao, nhiều doanh nghiệp đang lúng túng trước câu hỏi nên thuê ngoài hay tự tổ chức bộ máy kế toán để đảm nhận công tác này. Bài viết dưới đây phân tích ưu và nhược của hai phương án trên, nhằm giúp doanh nghiệp tự tìm ra lời giải phù hợp với điều kiện thực tế của doanh nghiệp.

1. Tự xuất hóa đơn điện tử và những vướng mắc thường gặp:

Dù sử dụng hóa đơn giấy hay chuyển sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp hiện nay vẫn giữ thói quen xuất hóa đơn theo kiểu cũ, bao gồm: Lấy hóa đơn đầu vào không cùng lúc khi mua và xuất hóa đơn đầu ra không cùng lúc khi bán.

• Không lấy hóa đơn đầu vào kịp thời có thể dẫn đến tình trạng “âm kho”, tức là doanh nghiệp đã xuất hóa đơn đầu ra để bán hàng hóa, dịch vụ, nhưng chưa ghi nhận chi phí, hàng hóa đầu vào do chưa có hóa đơn. Theo đó, doanh nghiệp có khả năng bị loại chi phí đầu vào vì không phù hợp với doanh thu xuất ra.
• Xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ làm thông tin trên báo cáo thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị của doanh nghiệp không phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không đúng số thuế phải nộp hoặc được khấu trừ và không giúp nhà quản trị đánh giá đúng tình hình của doanh nghiệp. Hơn nữa, việc này khiến doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt hành chính theo điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP:
  • Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với Lập hóa đơn không đúng thời điểm (hành vi xuất lùi ngày)
  • Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định (hành vi xuất gộp)

Hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng của thời đại

Ngoài ra, việc xuất hóa đơn điện tử phải được thực hiện bằng phần mềm và không được phép xuất lùi ngày. Vì vậy, nếu không chuẩn bị nguồn lực để đáp ứng ngay việc xuất hóa đơn điện tử, cũng như tập thói quen xuất hóa đơn ĐÚNG THỜI ĐIỂM, đến thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp chắc chắn sẽ rơi vào thế bị động. Để lựa chọn phương án tự xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ hạ tầng công nghệ, và xây dựng đội ngũ kế toán thường trực bài bản.

Doanh nghiệp cần trang bị đầy đủ hạ tầng công nghệ

và xây dựng đội ngũ kế toán thường trực bài bản nếu muốn tự xuất hóa đơn điện tử

2. Phương án thuê ngoài và giải pháp tối ưu:

Có 2 phương án phổ biến khi doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ xuất hóa đơn bên ngoài. Một là thuê cá nhân kiêm nhiệm cùng lúc công tác xuất hóa đơn và một số nhiệm vụ khác (không liên quan đến kế toán) để tiết giảm chi phí. Tuy nhiên, vì ít am hiểu nghiệp vụ chuyên môn, các cá nhân này không đảm bảo được tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp với tình hình kinh doanh thực tế của doanh nghiệp.

Hai là thuê dịch vụ kế toán có cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn. Lựa chọn này có thể làm tăng chi phí trước mắt nhưng lại đem đến nhiều lợi thế lâu dài. Bởi doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa nghiệp vụ chuyên môn, cũng như kinh nghiệm của các đơn vị này vào công tác xuất hóa đơn. Bên cạnh đó, vì đang cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp, các đơn vị này quen thuộc với mã dịch vụ hàng hóa và đặc thù doanh nghiệp, cũng như thấu hiểu thông lệ ngành nên có thể mang đến chất lượng dịch vụ cao nhất.

Lựa chọn đơn vị có chứng chỉ hành nghề

để xuất hóa đơn điện tử là đầu tư đúng mực vào lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp

Dịch vụ kế toán là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện. Nhưng doanh nghiệp thường đánh đồng chất lượng các loại dịch vụ kế toán, và gần như không quan tâm liệu dịch vụ kế toán mình lựa chọn có giấy phép hành nghề hay không. Thực tế, lựa chọn đơn vị có chứng chỉ hành nghề, doanh nghiệp đang đầu tư đúng mực vào lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp. Vừa được Nhà nước công nhận về trình độ chuyên môn và kinh nghiệm cung cấp dịch vụ, vừa được Bộ Tài Chính cập nhật hàng năm về kiến thức lẫn đạo đức nghề nghiệp, các đơn vị này sẽ không hướng doanh nghiệp đến các giải pháp mang lại lợi ích trước mắt nhưng tiềm ẩn rủi ro về sau.

Trong bối cảnh nền kinh tế còn nhiều khó khăn do diễn biến phức tạp của dịch bệnh, việc tính toán phương án tối ưu nhất về mặt chi phí là ưu tiên sống còn của doanh nghiệp. Nhưng không phải vì thế mà doanh nghiệp lại đánh đổi con đường phát triển trong dài hạn. Vì thế, nếu chưa có sự đầu tư bài bản về đội ngũ kế toán và cơ sở hạ tầng phù hợp, thì có thể lựa chọn những đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán được phép hành nghề và có uy tín để hỗ trợ.