VÌ SAO DOANH NGHIỆP BỊ CƠ QUAN THUẾ MỜI LÊN GIẢI TRÌNH? CẦN CHUẨN BỊ NHỮNG GÌ?

24/07/2026 7

Doanh nghiệp vẫn kê khai thuế bình thường nhưng bất ngờ nhận được điện thoại, thông báo hoặc giấy mời của cơ quan thuế. Câu hỏi nhiều chủ doanh nghiệp đặt ra là: Thuế phát hiện vấn đề gì và vì sao lại gọi doanh nghiệp lên giải trình?

Hiện nay, cơ quan thuế không chỉ kiểm tra hồ sơ theo từng doanh nghiệp mà còn sử dụng hệ thống phân tích dữ liệu để tự động đối chiếu hóa đơn điện tử, tờ khai thuế, báo cáo tài chính và nhiều nguồn dữ liệu khác. Khi hệ thống phát hiện dấu hiệu rủi ro hoặc số liệu bất thường, doanh nghiệp có thể được yêu cầu giải trình để làm rõ trước khi cơ quan thuế thực hiện các bước kiểm tra tiếp theo.

VÌ SAO CƠ QUAN THUẾ GỌI DOANH NGHIỆP LÊN GIẢI TRÌNH?

1. Giá trị hàng bán ra không phù hợp với hàng mua vào và hàng tồn kho

Hệ thống có thể cảnh báo khi giá trị hàng hóa doanh nghiệp xuất bán cao hơn nhiều so với lượng hàng mua vào và hàng tồn kho đã kê khai.

Trường hợp thường được nhắc đến là hệ số K tăng cao. Khi đó, cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải thích nguồn hàng, số lượng tồn kho và căn cứ của các hóa đơn đã xuất.

Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai hàng mua vào không lớn nhưng trong kỳ lại xuất hóa đơn bán ra với giá trị cao. Doanh nghiệp phải chứng minh hàng hóa thực tế lấy từ đâu và hồ sơ kho có được ghi nhận đầy đủ hay không.

2. Hệ thống phát hiện Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có dấu hiệu rủi ro

Có trường hợp tại thời điểm mua hàng, hóa đơn vẫn tra cứu được và doanh nghiệp đã kê khai bình thường. Tuy nhiên, sau đó bên bán bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký, có dấu hiệu bán hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Ví dụ: Doanh nghiệp kê khai một hóa đơn trị giá 10 triệu đồng. Sau đó, bên bán bị đưa vào danh sách rủi ro. Hệ thống sẽ truy ngược các đơn vị đã sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp này và bên mua có thể bị yêu cầu giải trình.

Lúc này, doanh nghiệp phải chứng minh giao dịch có thật bằng hợp đồng, giao nhận, thanh toán, nhập kho hoặc tài liệu thể hiện hàng hóa, dịch vụ đã được sử dụng thực tế.

3. Dữ liệu hóa đơn, tờ khai và sổ kế toán không khớp nhau

Hệ thống có thể phát hiện khi doanh thu trên hóa đơn điện tử khác với doanh thu đã kê khai, hóa đơn điều chỉnh chưa được cập nhật hoặc số liệu trên báo cáo tài chính không thống nhất với tờ khai thuế.

Ví dụ: Doanh nghiệp đã lập hóa đơn điều chỉnh giảm nhưng chỉ cập nhật trên phần mềm hóa đơn, chưa điều chỉnh tờ khai và sổ kế toán. Khi đối chiếu dữ liệu, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp làm rõ nguyên nhân chênh lệch.

4. Hệ thống thuế phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro

Ngoài các trường hợp nêu trên, hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan thuế còn có thể ghi nhận nhiều chỉ số bất thường trong quá trình phân tích dữ liệu. Những chỉ số này chưa đồng nghĩa doanh nghiệp vi phạm, nhưng có thể là căn cứ để cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp giải trình:

Thuế GTGT đầu vào tăng cao nhưng doanh thu đầu ra thấp;
Doanh nghiệp liên tục báo lỗ nhưng vẫn mở rộng hoạt động;
Phát sinh nhiều hóa đơn điều chỉnh, thay thế;
Doanh thu lớn nhưng không tương xứng với lao động, kho bãi hoặc phương tiện;
Chi phí tăng mạnh vào cuối kỳ.

KHI BỊ GỌI LÊN GIẢI TRÌNH, DOANH NGHIỆP CẦN CHUẨN BỊ GÌ?

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định cơ quan thuế đang yêu cầu làm rõ hóa đơn, chỉ tiêu hay giao dịch nào. Sau đó mới tập trung chuẩn bị hồ sơ liên quan, gồm:

Hợp đồng, đơn đặt hàng;
Hóa đơn điện tử;
Phiếu nhập kho, xuất kho;
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu;
Chứng từ thanh toán;
Hồ sơ vận chuyển;
Tờ khai thuế, sổ kế toán và báo cáo tài chính liên quan.

Doanh nghiệp không nên chỉ mang hóa đơn lên giải trình. Điều cơ quan thuế cần làm rõ thường là giao dịch có thực tế hay không, số liệu kê khai có thống nhất hay không và doanh nghiệp có đủ căn cứ chứng minh hay không.

Giải Pháp Kế Toán Toàn Diện Từ EMC – Chủ Động Kiểm Soát Rủi Ro Thuế.

Việc giải trình với cơ quan thuế sẽ không còn là áp lực nếu doanh nghiệp sở hữu một hệ thống sổ sách kế toán chuẩn chỉnh, minh bạch và tuân thủ đúng pháp luật. Hiểu được những khó khăn trong công tác lưu trữ chứng từ và kê khai, EMC mang đến giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp an tâm kinh doanh với hai gói dịch vụ chuyên sâu:

1. Dịch vụ Kế toán gói – Hoàn thiện và chuẩn hóa dữ liệu quá khứ.

Dành cho các doanh nghiệp cần thiết lập lại hệ thống sổ sách dở dang, hoặc cần rà soát trước các kỳ thanh tra, quyết toán thuế. Trước khi thực hiện, EMC sẽ:

Thu thập, đối chiếu và kiểm tra lại toàn bộ hệ thống chứng từ, sổ sách hiện có.

Đánh giá thực trạng, đưa ra giải pháp điều chỉnh và xây dựng lại sổ sách, báo cáo tài chính tuân thủ đúng quy định pháp luật và yêu cầu quản trị.

Trực tiếp đại diện doanh nghiệp giải trình chuyên môn với cơ quan chức năng khi có yêu cầu.

2. Dịch vụ Kế toán tháng – Đồng hành và bảo vệ doanh nghiệp trong tương lai

Dành cho các doanh nghiệp cần một bộ máy kế toán hoạt động xuyên suốt, chính xác và kịp thời hàng tháng. Với dịch vụ này, EMC cam kết:

Khảo sát quy trình sản xuất kinh doanh để thiết lập hệ thống sổ sách bài bản ngay từ đầu.

Ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng tháng; tư vấn, kiến nghị điều chỉnh để đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ.

Thay mặt doanh nghiệp nộp các báo cáo thuế theo luật định và chịu trách nhiệm hoàn toàn về mặt chuyên môn kế toán.

Đừng để những sai sót trong khâu kế toán ảnh hưởng đến uy tín và tài chính của doanh nghiệp. Hãy để EMC – "Người trợ lý đắc lực cho doanh nghiệp" đồng hành cùng bạn.

Liên hệ ngay với EMC để được tư vấn chi tiết:

Hotline: 0916 676 878

Tổng đài CSKH: (0258) 3 512 222

Email: cskh@emc.vn

Địa chỉ: 62 Yersin, Phường Phương Sài, TP. Nha Trang, Tỉnh Khánh Hòa.